Wat is metadata?
Metadata maakt gegevens begrijpelijk, vindbaar, beheersbaar en verantwoord bruikbaar. Zonder metadata ziet u vaak wel waarden, maar weet u niet zeker wat ze betekenen of hoe u ze mag gebruiken.
Data over data
Metadata wordt vaak omschreven als data over data. In de praktijk gaat het om informatie die helpt begrijpen wat gegevens betekenen, waar ze vandaan komen, hoe ze zijn opgebouwd, wie ervoor verantwoordelijk is en onder welke voorwaarden ze mogen worden gebruikt.
Een kolom met de naam klant_status bevat gegevens. De beschrijving “geeft aan of een klant actief, geblokkeerd of uitgeschreven is” is metadata.
Waarom is metadata belangrijk?
Zonder metadata kunnen technisch correcte gegevens toch verkeerd worden geïnterpreteerd. Een veld met de naam datum kan bijvoorbeeld een aanmaakdatum, wijzigingsdatum, ingangsdatum, boekingsdatum of gebeurtenisdatum bevatten.
Goede metadata ondersteunt onder meer:
- eenduidige definities en begrippen;
- datakwaliteit en kwaliteitscontroles;
- analyse, rapportage en besluitvorming;
- gegevensuitwisseling en systeemintegratie;
- privacy, informatiebeveiliging en classificatie;
- impactanalyses, audits en verantwoording;
- beheer, onderhoud en wijziging van systemen.
Verschillende soorten metadata
Businessmetadata
Businessmetadata beschrijft de betekenis van gegevens vanuit de organisatie. Voorbeelden zijn definities, toegestane waarden, businessregels, kwaliteitsnormen, de data-eigenaar en gebruikte terminologie.
Technische metadata
Technische metadata beschrijft hoe gegevens technisch zijn opgeslagen en verwerkt. Denk aan tabel- en kolomnamen, datatypes, sleutels, databases, API-velden, bestandsformaten, transformaties en gegevensstromen.
Operationele metadata
Operationele metadata laat zien wat er tijdens verwerking en gebruik gebeurt. Voorbeelden zijn het moment van de laatste verwerking, het aantal verwerkte records, foutmeldingen, doorlooptijden, actualiteit en beschikbaarheid.
Beheermetadata
Beheermetadata ondersteunt governance en beheer. Hieronder vallen onder meer eigenaarschap, bewaartermijnen, classificaties, vertrouwelijkheidsniveaus, wettelijke grondslagen, toegangsrechten en de datum van de laatste beoordeling.
Datakwaliteitsmetadata
Datakwaliteitsmetadata beschrijft hoe kwaliteit wordt gemeten en beoordeeld. Denk aan validatieregels, volledigheidsnormen, foutmarges, kwaliteitsscores, bekende problemen en verbeteracties.
Herkomstmetadata en data lineage
Data lineage laat zien waar gegevens vandaan komen en welke bewerkingen zij hebben ondergaan. Dit is belangrijk bij foutonderzoek, audits, impactanalyses, systeemwijzigingen en het uitleggen van rapportages.
Praktisch voorbeeld
Stel dat een rapportage de waarde 125.000 toont bij het veld omzet. Die waarde wordt pas echt bruikbaar wanneer de bijbehorende metadata duidelijk maakt hoe zij moet worden geïnterpreteerd.
Zonder deze context is 125.000 slechts een getal.
Metadata, begrippenlijst en datacatalogus
Een begrippenlijst of business glossary is een vorm van metadata. Daarin legt een organisatie voorkeurstermen, definities, synoniemen, categorieën, verantwoordelijken en relaties tussen begrippen vast.
Een datacatalogus is een voorziening waarin metadata centraal vindbaar wordt gemaakt. Zo’n catalogus kan datasets, tabellen, kolommen, definities, eigenaren, kwaliteitsscores, classificaties, lineage en gebruiksvoorwaarden bevatten.
De catalogus is dus niet de metadata zelf, maar het hulpmiddel waarmee metadata wordt opgeslagen, beheerd en ontsloten.
Wie is verantwoordelijk voor metadata?
Metadata is niet alleen een taak van IT. De verantwoordelijkheid is meestal verdeeld:
- De data-eigenaar is verantwoordelijk voor betekenis, kwaliteit en gebruik.
- De data steward legt definities, regels en beheergegevens vast en bewaakt ze.
- De data architect bewaakt modellen, samenhang en standaarden.
- IT en technisch beheer leveren technische en operationele metadata.
- Privacy- en securityrollen bepalen classificaties en gebruiksvoorwaarden.
- Gebruikers signaleren onduidelijkheden en fouten.
Metadata en datakwaliteit
Metadata en datakwaliteit zijn nauw met elkaar verbonden. U kunt pas bepalen of gegevens goed zijn wanneer duidelijk is wat ze betekenen, welke waarden geldig zijn, hoe actueel ze moeten zijn, wie ze gebruikt en welke kwaliteitseis geldt.
Een postcodeveld is bijvoorbeeld niet automatisch van goede kwaliteit omdat het gevuld is. De metadata moet ook aangeven welk formaat geldt, voor welk land de postcode bedoeld is en op welk moment de waarde geldig moet zijn.
Metadata en data governance
Metadata maakt data governance concreet. Zij legt zichtbaar vast wat de definitie is, wie eigenaar is, welke bron leidend is, welke kwaliteitsregel geldt, hoe gegevens zijn geclassificeerd en wanneer afspraken voor het laatst zijn beoordeeld.
Zonder metadata blijft governance al snel abstract. Met metadata worden verantwoordelijkheden, regels en keuzes controleerbaar en toepasbaar in de dagelijkse praktijk.
Veelvoorkomende problemen
- Definities verschillen per afdeling.
- Businessmetadata en technische metadata zijn niet gekoppeld.
- Er is geen duidelijke eigenaar.
- Metadata wordt eenmalig vastgelegd en daarna niet onderhouden.
- Niemand weet welke bron leidend is.
- Lineage zit alleen in het hoofd van een ontwikkelaar.
- Kolomnamen worden aangezien voor volledige definities.
- Metadata is te technisch beschreven voor gebruikers.
- De organisatie probeert meteen alle metadata vast te leggen.
Een praktische aanpak begint meestal bij gegevens die belangrijk zijn voor kritieke processen, rapportages, wettelijke verplichtingen of bekende kwaliteitsproblemen.
Wat maakt metadata bruikbaar?
Goede metadata is begrijpelijk, eenduidig, actueel, vindbaar, voorzien van een eigenaar, gekoppeld aan echte gegevens en bruikbaar voor een concrete doelgroep.
Metadata die alleen in een los document staat en niet wordt onderhouden, verliest snel haar waarde. Metadata management zorgt ervoor dat metadata structureel wordt vastgelegd, beheerd, beoordeeld en beschikbaar gesteld.
Weet uw organisatie wat haar gegevens betekenen?
Een datamanagementquickscan maakt zichtbaar hoe definities, eigenaarschap, kwaliteit, lineage en metadata management binnen uw organisatie zijn ingericht.